LA GESTION DOCUMENTAIRE

La gestion de l’information est devenue un enjeu stratégique majeur à l’intérieur des organisations.
La gestion documentaire est une des solutions utilisées par les entreprises et les organisations pour répondre à la problématique d’optimisation de la gestion de l’information.
De manière générale, la gestion documentaire a pour objectif de faciliter l’archivage, l’accès, la consultation, la diffusion des documents et des informations qu’ils contiennent.

 

AUDIT DOCUMENTAIRE & CONSEIL

Grâce à l’analyse méthodique de vos besoins, nous vous aidons à maitriser l’information que vous gérez et vous accompagnons dans la mise en place de nouvelles procédures, ainsi que dans la définition de nouveaux modes de travail. Nous élaborons des outils de gestion tels que spécifié ci-après:
  • Identification des règles de gestion documentaire et d’archivage existantes ;
  • Analyse des besoins en gestion d’archivage physique et électronique ;
  • Détermination des volumes d’archives par département et par site ;
  • Élaboration d'outils de gestion (cadre de classement, etc.)
  • Définition d’une procédure de consultation, de diffusion, de conservation et de destruction des documents
Nous vous conseillons et accompagnons dans la conception et rédaction de votre cahier de charges de votre projet.retour

NUMERISATION

La numérisation consiste en une opération d'acquisition de documents papier en vue de leur transformation sous forme d'images numériques.
Nous prenons en charge la numérisation de tous types de documents et traitons toutes les phases du projet de numérisation de vos
fonds documentaires :

ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

C’est la suppression d'un espace de stockage qui est le plus souvent à l’origine de la dégradation, destruction ou perte des documents papiers.
L’archivage est constitué par un ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, transférer ou détruire les contenus électroniques archivés.
Entre autres avantages de l'Archivage électronique, on peut citer :

GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS(GED)

De nos jours, plus de la moitié des documents de l'entreprise sont créés électroniquement et des fois imprimer sur papier. Par conséquent aucune entreprise ne peut faire l'économie d'une réflexion approfondie et sérieuse sur la Gestion électronique des documents, elle est devenue incontournable. Notre offre de GED vous permet de mettre en place des plans de classement pré-paramétrés par dossiers, classeurs, projets et clients, avec multi-classement des documents. Elle vous permet de bénéficier de règles d’archivage par type de document et d’afficher des publications avec des formulaires paramétrables.
DITSAR dispose de techniques d’imagerie extrêmement performantes et de logiciels de gestion documentaire qui permettent:
  • L'intégration de documents papiers existants
  • L'intégration de documents électroniques existants
  • La production de documents électroniques
  • L'échange de documents électroniques retour

LA DEMATERIALISATION

DEMATERIALISATION DU COURRIER

Les courriers entrants sont le plus souvent sur support papier, puisqu’il s’agit bien souvent de lettres simples ou recommandées mais qui nécessitent une réponse. Ainsi, s’ils ne sont pas traités dans les temps ou selon un workflow bien établi, ils peuvent se perdre dans les limbes de l’archivage, voire dans l’organisation interne de l’entreprise.
Le système de dématérialisation du courrier réside en trois étapes : numérisation de 100 % du courrier entrant dès son arrivée dans l’entreprise, tri et indexation automatiques des documents en fonction de leur nature (lettres, réclamations, candidatures, chèques, etc.), et enfin, distribution, sous forme numérique, du bon courrier à la personne idoine.
Un long travail de traitement doit alors être entrepris : collecte, numérisation, conversion, validation des documents, indexation, gestion des processus de suivi, classification, hébergement, archivage, gestion des droits d'accès... retour

DEMATERIALISATION DES FACTURES

La dématérialisation des factures fournisseurs permet d’automatiser l’ensemble du processus, depuis la réception des factures jusqu’à l’envoi des règlements en passant par la numérisation et l’archivage et ce, en respectant un workflow efficace, garant de la simplicité des vérifications et de la visibilité
Le processus permet en effet d'accélérer le règlement et le traitement des factures.
Ainsi, que ce soit en émission ou en réception, la dématérialisation des factures est un avantage considérable pour les services comptables (et facturation pour les plus grosses structures), car elle permet d'automatiser le processus et de vérifier les données entrées de manière informatique, limitant ainsi les erreurs tout en empêchant les fraudes. retour

FORMATION & SEMINAIRES

La formation tourne autour de grands thèmes comme :

  • la gestion d’archives physiques
  • l’archivage électronique
  • la dématérialisation
  • le records management
  • la gestion de contenu
  • la documentation. retour